Useille päättäjille termi on vieras, eikä tiedetä mitkä toiminnot ovat tapahtumamarkkinointia tai niitä toteutetaan tehottomasti.

– Suomen tapahtumamarkkinointiyhdistys STAY toteutti toistamiseen tutkimuksen, joka kohdistettiin markkinointi- ja viestintäpäättäjille. Tutkimuksen teki TNS Gallup.

Tutkimuksen tavoite

Selvittää mm. tapahtumamarkkinoinniksi miellettyjä tilaisuuksia. Kuinka usein ja kuinka monta tapahtumaa yrityksessä järjestetään. Ulkopuolisen tapahtumajärjestäjän käyttämistä sekä tapahtumamarkkinointipanostusten tulevaisuuden muutoksia.

Mikä on tapahtumamarkkinointia?

Asiakastilaisuus, tuotelanseeraus, henkilökuntajuhla, henkilökunnan koulutuspäivä, yhtiökokous, promootio, messut, jakelutiemarkkinointi, sponsoroinnin hyödyntämistilaisuus, pikkujoulut... mikä näitä kaikkia yhdistää? Ne ovat tapahtumamarkkinointia, mutta tutkimus osoitti, että esimerkiksi vain alle 8% vastaajista mieltää henkilökunnan koulutuksen tapahtumamarkkinoinniksi spontaanisti ja autettunakin ainoastaan 30%. Työsarkaa ja potentiaalia siis riittää alan toimijoille.

Alan toimijoiden suurin kilpailija on in-house toiminnot.

Tapahtumamarkkinointialan yritysten suurin kilpailija ovat in-house toiminnot, sillä yli 80% vastaajista toteuttaa tapahtumat pääsääntöisesti itse. Tämä antaa positiivisen signaalin alan toimijoille tulevaisuudesta, sillä ulkoistaminen kasvaa voimakkaasti. Herää kuitenkin kysymys, että ymmärtävätkö in-house toimintoja suosivien yritysten johtajat, miten tehottomasti työaikaa käytetään? Usein kuulee sanottavan, että ”itse tehtynä tapahtuma ei maksa mitään”, mutta todellisuudessa kulut ovat yleensä suuremmat, kun vertaa kyseisen työntekijän tai työntekijöiden palkkakuluja alan ammattilaisen laskutettaviin projektinjohtotunteihin. ”Hallituksemme jäsenet törmäävät viikoittain näihin asioihin ja meillä on eläviä esimerkkejä asiakkaiden tehottomasta toiminnasta. Pääsääntöisesti kaikki, jotka ovat ulkoistaneet tapahtumansa, ovat kiitelleet sitä jälkikäteen ja kertoneet, kuinka työaikaa jää omiin työtehtäviin enemmän.” kommentoi STAY ry:n varapuheenjohtaja Heidi Ekholm-Talas.

Tapahtumamarkkinointi terminä on vieras useille päättäjille.

Tutkimuksessa ilmeni yllättävä seikka, sillä erittäin moni markkinoinnista päättävä ei mieltänyt tapahtumamarkkinoinniksi esimerkiksi asiakastilaisuuksia, henkilöstön koulutuspäiviä tai yhtiökokousta. Monet mieltävät tapahtumamarkkinoinnin vain kuluttajille suunnatuksi toiminnaksi, mutta esimerkiksi STAY ry:n jäsenet keskittyvät pääasiassa B to B-sektorille. Lisäksi tutkimus osoitti, että kaikki eivät miellä käyttävänsä tapahtumamarkkinointia omassa yrityksessään ollenkaan, vaikka todellisuudessahan jokaisella työllistävällä pk-yrityksellä on varmasti ainakin henkilökunnan koulutuksia, pikkujoulut, tupaantuliaiset ja pienimuotoisia asiakastilaisuuksia.

Kolmessa vuodessa on menty monessa asiassa myös eteenpäin, sillä nyt huomattavasti useampi vastaaja osaa sanoa tapahtumamarkkinoinnin osuuden omasta markkinointibudjetistaan. Vuonna 2005 53% ei osannut sitä sanoa, mutta vuonna 2008 luku oli enää 18%. Keskimäärin 26% budjetista menee tapahtumamarkkinointiin ja panostusten arvioitiin kasvavan tulevaisuudessa. Todellinen luku lienee enemmän, koska tapahtumamarkkinointiin sisältyvät toiminnot eivät ole monellekaan selviä tutkimuksen perusteella.

Ulkopuolinen tapahtumajärjestäjä tuo ammattimaisuutta ja kustannussäästöjä

Moni vastaajista kertoi suurimmaksi syyksi ulkopuolisen tapahtumajärjestäjän käyttöön tapahtumien ammattimaisuuden, laadun, tehokkuuden ja kustannussäästön. ”Tämä kertoo siitä, että yritykset ovat menossa oikeaan suuntaan. 20 vuotta sitten moni saattoi tehdä mainoksetkin itse, mutta nykyisin melkein kaikilla on mainostoimistokumppani. Sama suuntaus on tapahtumamarkkinoinnissa, sillä ala vaatii erikoisosaamista ja erottuakseen kilpailijoista on järkevää tukeutua alan ammattilaisiin, jotka tuntevat kentän paremmin”. Ekholm-Talas kommentoi.

”Tapahtumien ammattilaiset osaavat ostaa juuri oikeaan tarpeeseen ja oikealla hinnalla tapahtumaan liittyviä osa-alueita, kuten tekniikkaa ja ohjelmaa. Tästä syntyy ulkoistavalle asiakkaalle huomattava säästö verrattuna siihen, että ei-ammattilainen ostaa näitä elementtejä.

Puhumattakaan siitä, kuinka paljon työaikaa ei-ammattilaiselta kuluu, kun hän yrittää päästä selville vaikkapa samaisten tekniikkatarjousten sisällöstä.” toteaa STAY:n hallituksen jäsen Kaisa Mikola.

STAY:n rooli tietoisuuden kasvattamisessa

Suomen tapahtumamarkkinointiyhdistys pyrkii aktiivisesti lisäämään yritysten tietoisuutta alasta. ”Täytyy lähteä ihan ruohonjuuritasolta ja pyrkiä yhteistyöhön oppilaitosten kanssa. Tapahtumamarkkinointi on kasvava ala ja koulutusohjelmissa tulee panostaa tähän puoleen. Tähän asti se on pääasiassa sivuutettu muutamalla kappaleella oppikirjoissa. Myös medialla on tärkeä rooli tietoisuuden kasvattamisessa ja pyrimme pitämään tiivistä yhteyttä median edustajiin” kertoo Ekholm-Talas yhdistyksen suunnitelmista. Hyvä edistysaskel alalla on Edupolin tapahtumatuottajan ammattitutkinto, jota on ollut suunnittelemassa myös STAY:n jäsenyrityksiä. Lisäksi tiivis yhteistyö Helsingin kaupungin kanssa nähdään tärkeänä ja kanavat ovat jo olemassa kaupungin päättäjiin. Tapahtumamarkkinointi on oikea mediavalinta, kun halutaan kohdata oikeat kohderyhmät tehokkaasti ja jättää heille positiivinen muistijälki.